– COMO TRATAMOS OS NOSSOS DOCUMENTOS –

Num contexto cada vez mais digitalizado, a informação é um dos recursos mais valiosos das organizações. Contudo, apesar da evolução, muitos documentos em papel continuam a ser gerados e arquivados por empresas e instituições.

Esta coexistência de formatos físicos e digitais exige maior atenção às práticas de segurança da informação e proteção de dados.

Na União Europeia, e consequentemente em Portugal, a proteção de dados é uma preocupação central, sendo enquadrada pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD). Neste contexto, o direito ao esquecimento, que inclui o apagamento irreversível dos dados, é um direito do cidadão e uma obrigação das entidades que processam esses dados, independentemente de estarem em formato digital ou físico.

A persistência dos documentos em papel num mundo cada vez mais digital

Embora a digitalização, transição e transformação digital, seja um processo em curso, em estágios diferentes, de organização para organização (publicas ou privadas), a transformação de arquivos físicos para digitais, é um processo complexo e moroso.

No entanto, são os documentos que já foram convertidos para formato digital que devem ser destruídos com prioridade, garantindo que o espaço físico seja libertado e que os dados sensíveis (ou classificados) não permaneçam em duplicado, no formato físico e no digital.

Informação sensível, classificada e o risco da destruição inadequada

A destruição inadequada de documentos, seja em formato físico ou digital, coloca em risco informações sensíveis, como registos financeiros, fiscais, médicos, judiciais, contratos ou segredos comerciais.

A má gestão destes documentos pode expor a organização a graves consequências financeiras, operacionais, legais e reputacionais.

Falhas neste processo podem levar à exposição de dados críticos.

A destruição segura de documentos é essencial para garantir que os dados sejam eliminados de forma irreversível, prevenindo a sua utilização indevida.

Espionagem industrial e concorrência desleal

A espionagem industrial continua a ser uma ameaça real na Europa, especialmente em setores como o tecnológico, saúde e indústria, onde a concorrência é feroz e o tempo de entrada no mercado é crucial.

Nestes setores, o tratamento adequado da documentação é vital. A destruição inadequada de documentos pode permitir o acesso a segredos comerciais ou estratégias empresariais, comprometendo a vantagem competitiva de uma empresa, expondo-a a perdas financeiras consideráveis.

Não acontece apenas nos filmes

Um exemplo notório é o caso da Pfizer, ocorrido em 1996, quando documentos confidenciais sobre pesquisas e estratégias de marketing foram descartados de forma inadequada. Estes documentos, com informações sobre medicamentos em desenvolvimento, foram encontrados no lixo, expondo a empresa a riscos concorrenciais e comprometendo a segurança das suas operações. Este incidente evidenciou a importância de garantir que todos os documentos sensíveis, devem ser destruídos de forma eficaz e segura.

Apesar de este caso ter ocorrido há quase três décadas, ainda hoje estes perigos persistem, mesmo num mundo cada vez mais digital. Um exemplo relativamente recente é o caso do Serviço de Saúde da Irlanda (HSE), que em 2021, foi altamente criticado após se descobrir que documentos físicos com informações médicas sensíveis foram descartados sem qualquer medida de proteção, sendo deixados em sacos de lixo sem trituração, expondo dados pessoais de pacientes. Este incidente destacou a importância de garantir que os documentos físicos devem ser destruídos de forma irreversível.

A dificuldade da transição para arquivos digitais e a necessidade de manter documentos físicos

Como já referido, a transição de arquivos físicos para digitais é um processo demorado e complexo. Muitas organizações em Portugal e na Europa continuam a manter grandes volumes de documentos em papel devido às exigências legais que impõem longos períodos de retenção.

Esta realidade prolonga a necessidade de políticas robustas de destruição segura de documentos físicos, pois o risco de exposição de dados sensíveis mantém-se enquanto os documentos forem conservados em formato físico.

Apesar dos investimentos na digitalização, a coexistência de documentos físicos e digitais obriga as organizações a adotar uma abordagem híbrida de gestão de informação, garantindo que tanto os documentos físicos como os digitais sejam destruídos de maneira eficaz e segura.

Conclusão

A digitalização, a transição e a transformação digital são imperativos incontornáveis para empresas e instituições públicas no contexto atual.

Progressivamente, os arquivos físicos devem ser convertidos em arquivos digitais, assegurando não só a segurança dos dados, mas também a preservação da autenticidade e integridade no longo prazo.

Este processo permite que as organizações otimizem a gestão documental, reduzam o espaço físico dedicado ao armazenamento e garantam que os dados estão protegidos em linha com as melhores práticas de segurança e exigências legais.

A transição para o digital oferece vantagens significativas, tais como o acesso mais rápido à informação, a melhoria na partilha de dados entre departamentos e a mitigação de riscos associados à degradação de documentos físicos ao longo do tempo.

No processo da digitalização, torna-se essencial dar prioridade à destruição segura dos documentos físicos. Manter arquivos em duplicado — em formato físico e em formato digital — não só ocupa espaço desnecessário, como também aumenta significativamente o risco de exposição dos dados críticos e sensíveis. A eliminação dos documentos físicos já convertidos para digital assegura uma gestão documental mais eficiente, reduzindo custos operacionais e diminuindo os riscos de violação de dados.

A eliminação segura dos documentos físicos após a sua digitalização deve ser vista como uma etapa crucial numa política robusta de gestão documental, pois garante que o documento digital passa a ser a única fonte de referência confiável, permitindo que as organizações evitem a duplicação de esforços, simplificando o controlo e o acesso seguro e autentico à informação.

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